Berechnung verstehen

Was im Ergebnisfenster steht, wie Zuschläge, Überstunden, Zeitkonto, Urlaub und Krankheit gerechnet werden, mit kleinen Rechenbeispielen.

Das Ergebnisfenster

Tippe im Kalender auf das Geld-Symbol („Berechnen“). Oben wählst du den Monat mit den Pfeilen. Es gibt drei Reiter:

• Übersicht: alle Summen des Monats.
• Auflistung: Tag für Tag, was gerechnet wurde.
• Finanzübersicht: Netto, Fixkosten und was frei verfügbar ist.

Ohne eingetragene Schichten erscheint „Bitte zuerst Schichten einfügen.“ Nach Ablauf der Testversion bleibt nur der Monat berechenbar, den du zuerst berechnet hast. Für alle anderen Monate brauchst du die Vollversion.

Was in der Übersicht steht

Tippe auf eine Zeile, um die Erklärung zu sehen. Welche Zeilen erscheinen, hängt von deinen Einstellungen ab.

Auflistung

Die Auflistung zeigt jeden Tag mit Schicht, Arbeitszeit, Stunden, Pause, „Auf Brutto gerechnet“, „Lohn auf Netto gerechnet“, Zuschlägen mit Minuten und Betrag, Überstunden, Zeitkonto, Spesen und Regeln. Liegt ein Teil eines Zuschlags über der steuerfreien Grenze, steht er als zweite Zeile „… versteuert“ darunter.

Mit dem Filter blendest du nur bestimmte Werte ein, zum Beispiel nur Schichtzuschläge.

Monatseinstellungen

Über das Menü unten links im Ergebnisfenster. Alles hier gilt nur für den gewählten Monat:

• Lohn einstellen: Stundenlohn oder Festgehalt nur für diesen Monat. Er hat Vorrang vor dem Grundlohn und vor Lohnerhöhungen.
• Sollstunden für Überstunden und Zeitkonto nur für diesen Monat.
• Überstunden abheben / Zeitkontostunden abheben: Stunden vom Konto nehmen.
• Schichtzuschläge auszahlen im …: bei der Auszahlungsweise „Manuell im Ergebnisfenster festlegen“.
• Wirklicher Nettolohn: der tatsächliche Betrag von deiner Abrechnung. Er wird in der Finanzübersicht und im Export verwendet.
• Daten exportieren: als PDF-Datei, auf Android zusätzlich als Excel-Datei.

Zuschläge und Besteuerung

Hauptmenü›Lohn & Steuer›Schichtzuschläge

Die App kennt Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge, einen eigenen Wert für die Zeit von 0 bis 4 Uhr und eigene Zuschläge. Gerechnet wird je Zeitspanne: Minuten × Stundenlohn × Prozent.

Beispiel Nachtzuschlag

Stundenlohn 15 €, Nachtzuschlag 25 %, davon 8 Stunden in der Nachtzeit:

• 8 h × 15 € × 25 % = 30 € Nachtzuschlag, komplett steuerfrei (Grenze 25 %).

Liegt der Zuschlag bei 30 %, rechnet die App:

• 8 h × 15 € × 30 % = 36 €
• davon steuerfrei bis 25 %: 30 €
• „Nachtschichtzuschlag versteuert“: 6 €, dieser Teil kommt ins Brutto.

Steuerfreie Grenzen

Unter „Zuschlagsbesteuerung“ legst du pro Zuschlag fest, bis zu welchem Prozentsatz er steuerfrei ist. Voreinstellung: Nacht 25 %, Sonntag 50 %, Feiertag 125 %. Höher als die gesetzlichen Sätze (§ 3b EStG) rechnet die App nie, auch wenn du mehr einträgst.

• Fest eingebaut: 40 % für 0 bis 4 Uhr (bei Arbeitsbeginn vor Mitternacht) und 150 % am 24.12. ab 14 Uhr, am 25. und 26.12. sowie am 1.5. Steht der Feiertag auf 125 % oder höher, gelten an diesen Tagen automatisch die 150 %. Silvester ab 14 Uhr zählt mit 125 %.
• Steuerfrei ist nur die begünstigte Zeit: Nacht von 20 bis 6 Uhr, die Verlängerung von Sonn- und Feiertag bis 4 Uhr des Folgetags. Reicht dein Nachtzuschlag z. B. bis 7 Uhr, wird die Stunde von 6 bis 7 Uhr versteuert.
• Sonntag und Feiertag zusammen sind höchstens mit dem Feiertagssatz steuerfrei.
• Eigene Zuschläge sind nur steuerfrei, wenn du hier einen Satz einträgst. Steht die Grenze auf 0 %, wird der ganze Zuschlag versteuert.
• „Schichtzuschläge werden voll versteuert“ in den Schichteinstellungen macht alle Zuschläge dieser Schicht steuerpflichtig, ebenso Zuschläge an Krankschichten.
• Steuerfrei gerechnet wird mit höchstens 50 € Stundenlohn. Sozialversicherungsfrei sind die Zuschläge nur bis 25 € Stundenlohn; der Teil darüber kommt zu den Beiträgen, bei Auszahlung im Folgemonat erst dort.

Mehrere Zuschläge gleichzeitig

Fallen zwei Zuschläge zusammen, zum Beispiel Nacht und Sonntag, gilt standardmäßig nur der höhere. Mit „Kumulative Zuschläge“ addieren sie sich:

• Standard: Sonntag 50 % und Nacht 25 % → 50 %.
• Kumuliert: 50 % + 25 % = 75 %.

Fällt ein Feiertag auf einen Sonntag, gilt ebenso der höhere Zuschlag, meist der Feiertagszuschlag. Zahlt dein Arbeitgeber an diesen Tagen nur den Sonntagszuschlag, schalte unter Hauptmenü›Lohn & Steuer›Spezielle Einstellungen „Feiertag am Sonntag“ ein.

Festgehalt

Bei Festgehalt gibt es keinen einfachen Stundenlohn. Trage deshalb im Menü Schichtzuschläge den Bruttostundenlohn ein, sonst kann die App keine Zuschläge rechnen.

Auszahlung der Zuschläge

• Im selben Monat bezahlt.
• Einen Monat versetzt bezahlt: Die Zuschläge erscheinen im Folgemonat als „Zuschläge Vormonat“. Für den allerersten Monat trägst du den Betrag unter „Zuschlag vom ersten Monat“ ein.
• Manuell im Ergebnisfenster festlegen: In den Monatseinstellungen wählst du pro Monat, in welchem Monat die Zuschläge ausgezahlt werden.

Pausen

Die Pause wird von der Arbeitszeit abgezogen. Jede Schichtvorlage hat ihre eigenen Pausen, auch mehrere (Hauptmenü›Schichten & Planung›Schichtvorlagen verwalten → Schicht → Zahnrad → „PAUSEN“); am einzelnen Tag änderst du sie in der Tagesansicht. Zwei Optionen unter Hauptmenü›Lohn & Steuer›Spezielle Einstellungen ändern das:

• Pausen voll berechnen: Pausen werden angezeigt, aber nicht abgezogen (bezahlte Pause).
• Erzwinge gesetzliche Pausen bei der Berechnung: Ist die Schicht von Beginn bis Ende länger als 6 Stunden, zieht die App mindestens 30 Minuten ab, bei mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten, auch wenn weniger eingetragen ist. Der Abzug ist gleitend: Die Arbeitszeit fällt dadurch nie unter 6 bzw. 9 Stunden. 06:00–12:10 ohne Pause ergibt also 6 Stunden, nicht 5:40.

Beispiel: Schicht 06:00–14:00 ohne eingetragene Pause, Option aktiv → 8 Stunden Dauer, 30 Minuten werden abgezogen → 7,5 bezahlte Stunden.

Überstunden

Hauptmenü›Arbeitszeit & Abwesenheit›Überstunden

Sollstunden legen fest, ab wann eine Stunde eine Überstunde ist:

• „Sollstunden sind immer gleich“: fester Monatswert.
• „Sollstunden nach Werktagen im Monat“: Stunden pro Werktag × Werktage Montag bis Freitag, wahlweise mit Samstag, halbem Samstag und Feiertagen.
• „Sollstunden pro Tag“: alles über X Stunden am Tag.
• „Wochenarbeitszeit“: Stunden pro Woche, umgerechnet auf die Arbeitstage des Monats. Mit dem Schalter „Feiertage werden berücksichtigt“ werden Feiertage abgezogen (Standard), ausgeschaltet zählen sie als normale Arbeitstage.

Überstundenmodus:

1. Direkt ausbezahlt.
2. Nur Überstundenkonto, keine Auszahlung (Freizeitausgleich, Abheben im Ergebnisfenster).
3. Gesammelt und manuell ausgezahlt (Abheben im Ergebnisfenster wird ausgezahlt).
4. Gesammelt und automatisch ab einem Kontostand ausgezahlt.

Stundensatz: Ein fester „Stundenlohn für Überstunden“ oder ein Prozentzuschlag („Überstunden ab“). Ohne Angabe gilt der Grundlohn; bei Festgehalt bildet die App einen festen Stundensatz: Gehalt geteilt durch das Monats-Soll im Jahresschnitt (Wochenstunden × 13 / 3), damit er nicht mit den Werktagen schwankt. Mit „Einen Monat versetzt bezahlt“ erscheint die Auszahlung im Folgemonat; schaltest du das aus, rechnet die App die betroffenen Vormonate gleich neu, damit nichts verloren geht. Hebst du im Ergebnisfenster mehr ab, als auf dem Konto ist, fragt die App vorher nach. Wird im Januar Stundenguthaben aus dem Vorjahr ausgezahlt (auch die versetzte Auszahlung der Dezember-Stunden), versteuert die App diesen Teil als sonstigen Bezug; Auszahlungen für Monate desselben Jahres sind laufender Lohn.

Beispiel Überstunden

Soll 160 Stunden, gearbeitet 170 Stunden, Stundenlohn 15 €, Überstunden mit 25 % Zuschlag, Modus „direkt ausbezahlt“:

• Grundlohn: 160 h × 15 € = 2.400 €
• Überstunden: 10 h × 18,75 € = 187,50 € („Überstunden auf Brutto“)

Zeitkonto

Hauptmenü›Arbeitszeit & Abwesenheit›Zeitkonto

Beim Zeitkonto wird jeden Monat das Soll bezahlt. Alles darüber geht aufs Konto, alles darunter wird vom Konto genommen oder bleibt als Minus stehen.

Beispiel Zeitkonto

Soll 160 Stunden, gearbeitet 170 Stunden, Stundenlohn 15 €:

• Brutto: 160 h × 15 € = 2.400 €
• Zeitkonto: +10 Stunden

Optionen:

• Sollstunden: fest, nach Werktagen, pro Tag, Wochenarbeitszeit oder Kernarbeitszeit (Arbeit außerhalb der Kernzeit geht aufs Konto; dann gibt es kein Soll).
• Stundenkonto Stand mit Datum: Anfangsstand des Kontos.
• Monatsstunden automatisch auf Sollstunden auffüllen: fehlende Stunden kommen vom Konto und werden bezahlt. Das Konto darf dabei negativ werden.
• Maximale Stunden pro Monat: was darüber liegt, wird sofort ausgezahlt („Begrenzte Stunden“). 0 heißt keine Grenze.
• Automatisch ausgezahlt ab: ab diesem Kontostand werden weitere Stunden ausgezahlt.
• Für Auszahlung alternativen Stundenlohn verwenden und Einen Monat versetzt auszahlen.

Eine Schicht mit „Schicht zieht Stunden von Zeitkonto ab“ nimmt ihre Stunden vom Konto und wird einmal bezahlt (Freizeitausgleich).

Urlaub und Krankheit

Urlaub

Hauptmenü›Arbeitszeit & Abwesenheit›Urlaub

• Urlaubstage pro Jahr, Der aktuelle Stand mit Datum (ab diesem Monat zählt die App) und ob Urlaubstage im neuen Jahr verfallen.
• Kalkulation bis Berechnungsmonat: Resturlaub nur bis zum berechneten Monat, spätere Planungen werden ignoriert.
• Urlaubsschichten sind alle Vorlagen mit „Diese Schicht von den Urlaubstagen abziehen“ und die Standardschicht „Urlaub“. Jeder Tag mit einer Urlaubsschicht zählt als ein ganzer Urlaubstag.
• Bezahlung (Abschnitt Urlaubsentgelt, „Wie wird ein Urlaubstag bezahlt?“): normaler Stundenlohn (Stunden der Schicht × Stundenlohn) oder ein Betrag pro Urlaubstag in Brutto, der Durchschnittsverdienst der Vormonate (siehe unten) oder Stundenlohn + Aufschlag aus Zuschlägen wie im TVöD. Unter der Auswahl stehen nur die Einstellungen der gewählten Art. Achte beim Betrag darauf, ihn pro Tag einzugeben, nicht pro Stunde.

Urlaubsentgelt nach Durchschnitt (nur bei Stundenlohn): Urlaubsschichten werden mit dem durchschnittlichen Stundenverdienst der letzten 3, 6 oder 12 Monate bezahlt (Einstellung „Zeitraum des Durchschnitts“). 3 Monate entsprechen § 11 Bundesurlaubsgesetz (13 Wochen); viele Tarifverträge legen 12 Monate fest, maßgeblich ist dein Tarif- oder Arbeitsvertrag. Die Lohnfortzahlung bei Krankheit bleibt beim Durchschnitt der letzten 3 Monate. Basis sind bezahlte Stunden und Verdienst gearbeiteter Schichten inklusive Zuschlägen, ohne Überstunden, Urlaub und Krankheit. Die Zuschläge stecken damit im Durchschnitt; für den Urlaubstag selbst rechnet die App keine Zuschläge. Der Durchschnitt hat Vorrang vor dem Betrag pro Urlaubstag.

Beispiel: In den letzten 3 Monaten 480 bezahlte Stunden und 8.160 € Verdienst inklusive Zuschlägen → 17 €/h. Ein Urlaubstag mit 8 Stunden bringt 136 €.

Mit 12 Monaten zählen entsprechend die letzten 12 berechneten Monate. Lohnerhöhungen in diesem Zeitraum rechnet die App auf den aktuellen Lohn hoch, damit ältere Monate den Durchschnitt nicht drücken.

Das Urlaubsgeld ist etwas anderes: eine Sonderzahlung, siehe Sonderzahlungen.

Krankheit

Hauptmenü›Arbeitszeit & Abwesenheit›Krankheit

• Krankschichten: Pro Vorlage legst du fest, ob sie eine Krankschicht ist. „Krank“ ist es standardmäßig.
• Schichtzuschläge bei Krankheit: standardmäßig nein. Bei ja werden sie gerechnet, aber voll versteuert, weil Zuschläge nur für tatsächlich geleistete Arbeit steuerfrei sind.
• Durchschnittsverdienst der letzten 3 Monate (nur bei Stundenlohn): Krankschichten werden mit dem Durchschnitt bezahlt, gleiche Basis wie beim Urlaub.
• Stundenlohn, bis Daten vorliegen: Ersatz-Stundenlohn für die ersten Monate. Tipp: Brutto ohne Einmalzahlungen aus deinen letzten Abrechnungen geteilt durch die bezahlten Stunden.

Krankschichten sollten die üblichen Zeiten haben, damit Stunden und Soll stimmen.

Regeln

Regeln sind zusätzliche Einnahmen oder Abzüge pro Monat, pro Schicht oder an einzelnen Tagen. Wie du sie mit Vorlagen anlegst und wie die App sie rechnet, steht auf der Seite Regeln und Vorlagen.

Spesen

Hauptmenü›Lohn & Steuer›Spesen

„Spesen pro Tag“, optional mit Mindestarbeitszeit (in Stunden, z. B. 8,5), Kilometerpauschale und „Einmalig pro Tag berechnen“ (dann der höchste Betrag des Tages). Urlaub und Krankheit bekommen keine Spesen. Spesen sind netto und stehen als eigene Zeile im Ergebnis. Spesenvorlagen lassen sich am Tag auswählen und Schichtvorlagen zuweisen.

Beispiel: 14 € Spesen an 20 Tagen = 280 € zusätzlich zum Netto.

Pro Schicht muss „Spesen“ in den Schichteinstellungen aktiv sein. Bei Krank- und Urlaubsschichten sollte es aus sein. Ist es aus, lassen sich am Tag für diese Schicht auch keine Spesen ändern (warum?).

Provision

Hauptmenü›Lohn & Steuer›Provision

Eingabe pro Tag in der Tagesansicht. „Zum Brutto addieren und versteuern“ oder „Zum Netto Ergebnis dazurechnen“, „Im Folgemonat auszahlen“ und „Prozentuale Auszahlung“. Den Namen kannst du ändern, zum Beispiel in „Trinkgeld“.

Arbeitsweg

Hauptmenü›Lohn & Steuer›Arbeitsweg

PKW (Entfernung, Fahrtzeit, Verbrauch, Stauzeit) oder öffentliche Verkehrsmittel (Kosten monatlich). Das Ergebnis ist nur eine Information und ändert das Netto nicht (keine Pendlerpauschale).

Sonderzahlungen

Hauptmenü›Lohn & Steuer›Sonderzahlungen

Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld und Prämie, jeweils mit Monat und Betrag (brutto). Die App rechnet sie im Zahlungsmonat wie laufenden Lohn. Arbeitgeber versteuern Einmalzahlungen oft als „sonstige Bezüge“; das Netto kann darum abweichen.

Reihenfolge der Berechnung

So geht die App für jeden Tag und jede Schicht vor:

1. Arbeitsminuten aus Beginn und Ende, abzüglich Pausen (außer bei „Pausen voll berechnen“), gegebenenfalls gesetzliche Pausen und Zeitumstellung.
2. Schichtregeln pro Stunde.
3. Zeitkonto: Minuten, die aufs Konto gehen, werden nicht sofort bezahlt.
4. Überstunden: Minuten über Soll werden als Überstunden gemerkt.
5. Bezahlte Minuten × Stundenlohn → Brutto. Der Stundenlohn kommt aus Grundlohn, eigenem Lohn der Schicht, Tagesregel, Lohnerhöhung, Monatslohn oder Durchschnitt bei Krankheit und Urlaub.
6. Zuschläge je Zeitspanne, aufgeteilt in steuerfrei und versteuert.
7. Spesen, Tagespauschalen, Provision, Arbeitsweg.

Am Monatsende: Zeitkonto- und Überstunden-Abschluss, Auszahlungen aus dem Vormonat, Sonderzahlungen, Monatsregeln → Brutto. Daraus Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer und Sozialversicherung (oder Minijob- und Übergangsbereich-Regeln) → Netto nach Steuer/Sozi. Plus steuerfreie Zuschläge, Spesen, Netto-Regeln, Nebenjob und Netto-Provision → Gesamt Netto.

Steuern und Sozialabgaben

Die Werte (Grundfreibetrag, Beitragsbemessungsgrenzen, Beitragssätze, Minijob- und Übergangsbereich-Grenzen, Krankenkassen-Zusatzbeiträge) sind je Jahr hinterlegt. Für ein Jahr, dessen Werte noch fehlen, rechnet die App mit den Werten des Vorjahres, bis ein Update sie ergänzt.

Wichtig für ein stimmiges Netto sind die Steuer & Abzüge: Steuerklasse, Kinderfreibetrag, Kinderzahlen, Kirchensteuer, Krankenkasse mit Zusatzbeitrag, Sozialversicherungen und Gleitzone/Minijob. Ändert sich Steuerklasse, Kirchensteuer, Kinder oder ein Freibetrag ab einem bestimmten Monat, trage eine Lohnerhöhung ab diesem Monat mit „Steuerdaten ändern: Ja“ ein, sonst ändern sich auch alte Monate.

Weicht dein Netto ab: Netto stimmt nicht.